Схема работы с проектными институтами. Особенности использования Microsoft Project в проектных институтах

Планирование проектных работ – это четкий план действий всей компании и каждого отдельного сотрудника на определенный период, который за цель ставит развитие и расширение бизнеса. Проектирование представляет собой ряд мероприятий и сопроводительной документации, которая дает четкие определения каждого рассматриваемого сегмента отрасли: временных резервов, материальных затрат, эффективности и ликвидности всего предпринимательского направления.

Цели, сущность и определение

Осуществление проекта буквально на всех стадиях потребует четких действий, скоординированного и последовательного плана. Система планирования управления проектами на первых этапах разрабатывается (в концептуальном смысле) руководителем, владельцем компании/бизнеса. На этапе разработки концепции развития проект-менеджером (или отделом по планам развития) во внимание берутся основные понятия и цели направления:

продолжительность всего плана реализации проекта;
протяженность каждого элемента;
объем необходимых ресурсов для достижения целей: финансовые возможности, трудовые резервы, запас времени;
объемы привлекаемых строительных или проектных организаций;
сроки поставки материалов, комплектующих, оборудования;
ликвидность проводимых мероприятий.

Главная задача и основообразующая цель планирования проектирования процессов в управлении – это составление модели для реализации бизнес-идеи в желаемой концепции.

Каждая процедура в осуществляемой деятельности имеет свое ответственное лицо, которое отвечает за выполнение поставленных задач в нужные сроки. В большинстве случаев, именно временные нормативы и их соблюдение оказывают фундаментальную роль во внедрении всех наиболее выгодных идей на данном промежутке времени. Поэтому основная роль отводится изучению временных сроков для реализации и прогноз ликвидности отрасли в будущем.

Основные стадии реализации планирования проектной деятельности

Любая проектная деятельность рассчитана на реализацию в определенном временном промежутке. Так, наиболее важным фактором для внедрения плана является учет ликвидности направления в будущем, его прибыльность и даже убыточность.

Цели и задачи планирования в обязательном порядке должны быть четкими, поскольку только в этом случае можно приступать к реализации следующего этапа – формирования характеристик проекта.

Однако весь процесс осуществления плана можно для удобства разделить на несколько стадий:

построение концепции, его целей;
определяется последовательность работ;
определяются ресурсы, которые необходимо будет задействовать;
описание проекта, его состава;
определение последовательности работ;
составляется основа проектного бюджета (смета);
компоновка всех результатов в один документ (бизнес/план);
реализация, воплощение плана;
просчет прибыльности по итогам реализуемого плана.

Результаты планирования представляют в виде графиков, сравнительных анализов, которые несут пирамидальную структуру с четкими действиями на каждом этапе его реализации.

7 принципов планирования проектной деятельности

Чтобы результат был результативным, важно при разработке и составлении планирования проектной деятельности учитывать 7 основных принципов.

Принцип №1: Целенаправленность

В основе планирования конкретного плана должна лежать главная цель: для чего необходимо внедрять каждый из этапов планирования, какая его задача, суть и необходимость.

Принцип №2: Системность

Системная созависимость каждого из сегмента внедряемого этапа. Поскольку планирование – это совокупность отдельных этапов, то важно определить не только задачи для каждого из них, но и обеспечить системность эффективного взаимодействия каждого элемента. Важно понимать, что невыполнение в одном элементе влечет «неполадки» во всей организации планирования.

Принцип №3: Комплексность

Применение разных методов в проектировании не должно оказывать влияние на связку каждого из элементов. Рассматривая такой принцип, важно учитывать индивидуальные особенности каждого направления, внедряя его на необходимом промежутке времени.

Принцип №4: Обеспеченность

Конечно же, основополагающий принцип для воплощения любых идей – это наличие необходимых ресурсов материального плана. Без финансирования реализовать любой, даже самый скромный проект не получится. Поэтому прежде чем принять решение о внедрении тех или иных планов, стоит изначально рассчитать материальное обеспечение, при необходимости – привлечь инвестора.

Принцип №5: Приоритетность

Как правило, такой принцип рассматривается в том случае, когда есть возможность воплощения нескольких разных по специфике направлений. Так, приоритетные цели определяют наиболее важные пункты, соответствующие принципам концепции развития отрасли или всего бизнеса.

Принцип №6: Безопасность

Прежде всего, данный принцип основан на материальной безопасности, то есть на просчете рисков, которые не дадут возможности воплотить все идеи в жизнь. Во внимание берутся не только финансовые аналитические исследования, но и прогноз рынка, анализ эффективности экспертного отдела.

Принцип №7: Время

Реализация конкретных идей наиболее выгодна в том случае, если существует спрос на предложение. Для реализации плана стоит учитывать примерное время, которое может потребоваться для внедрения принципов планирования.

Планирование процессов управления: структура

Структура реализации идей планирования представляет собой иерархическую цепочку взаимозаменяемых дисциплин, которые позволяют решать разнообразные организационные вопросы. Цель структуризации процессов планирования проектами:

формирование поэтапности реализуемых работ (график);
показывать результаты внедряемых этапов (эффективно, неэффективно);
установление контрольных точек развития и реализации проекта;
обеспечение всем сотрудникам и руководству проекта объективного понимания того, что нужно делать именно сейчас;
распределение зон ответственности;
составление понимания всех используемых ресурсов: трудовых, материальных, финансовых.

Структура проектирования во многом определяется целью. К примеру, при целях могут существовать совершенно разные требования: одно предприятие ставит за цель построить 10 домов по 15 этажей, а другая компания ставит за цель построить 10 домов по 10 этажей за 5 лет. Цели у обеих компаний разные, а потому и структура будет разниться и значительно отличаться друг от друга.

Еще одна схема

Краткий словарь понятий, характеризующих процесс планирования проекта:
ССО – структурная схема организации;
СРР – структура разбиения (распределения) работ;
СДР – структурная декомпозиция работ.

Структура в стандартном формате проекта планируемых работ:

целеполагание;
планирование;
создание;
контроль и возможная коррекция действия на разных этапах;
презентация;
рефлексия.

Планируемый результат проектной деятельности может нести личностный, регулятивный, познавательный, коммуникативный, материальный характер.

Виды планирования проектной деятельности

Проектная деятельность, технология планирования и его структуризация также определяется видом данного рода деятельности. Так, по масштабам выделяют:

микропроекты (узкая форма реализации проекта индивидуальной инициативы, объёмы которого могут меняться);
малые проекты (инструменты реализации с малым трудовым и денежным ресурсом, не нуждаются в крупном финансировании);
мегапроекты (целевые программы, которые в основе несут взаимосвязь с несколькими малыми или средними проектами).

Виды проектной деятельности по срокам реализации:

краткосрочные;
среднесрочные;
долгосрочные.

Продолжительность по времени краткосрочного проекта может быть от полугода до двух лет, в то время как долгосрочные планы реализуются до 15 лет. Реализованным считается тот проект, который достиг своей цели, до этого момент проектный план может корректироваться, пересматриваться концепция реализации.

Виды проектного планирования по типу финансирования (бюджетированной основы):

спонсорские;
кредитные или инвестируемые;
бюджетные;
благотворительные.

Выводы

Планирование и контроль управление проектами в любом из указанных видов осуществляется ответственными должностными лицами. В общем своем понимании, планирование проектной деятельности – это обязательная составляющая часть как развивающейся компании, так и бизнеса с ноля. Без данного пакета документации осуществить реализацию бизнеса на должном уровне не представляется возможным.

У нас на сайте всегда представлено большое количество свежих актуальных вакансий. Используйте фильтры для быстрого поиска по параметрам.

Для успешного трудоустройства желательно иметь профильное образование, а также обладать необходимыми качествами и навыками работы. Прежде всего, нужно внимательно изучить требования работодателей по выбранной специальности, затем заняться составлением резюме.

Не стоит отправлять свое резюме одновременно по всем компаниям. Выбирайте подходящие вакансии, ориентируясь на свою квалификацию и опыт работы. Перечислим самые значимые для работодателей навыки, необходимые Вам для успешной работы специалистом по работе с проектными организациями в Москве:

Топ 7 ключевых навыков, которыми Вам нужно обладать для трудоустройства

Также довольно часто в вакансиях встречаются следующие требования: заключение договоров, B2B Продажи и развитие продаж.

Готовясь к собеседованию, используйте эту информацию как чек-лист. Это поможет Вам не только понравиться рекрутеру, но и получить желаемую работу!

Анализ вакансий в Москве

По результатам анализа вакансий, опубликованных на нашем сайте, указанная начальная зарплата, в среднем, составляет — 63 511 . Усредненный максимальный уровень дохода (указанная «зарплата до») — 93 186 . Нужно учитывать, что приведенные цифры это статистика. Реальная же зарплата при трудоустройстве может сильно отличаться в зависимости от многих факторов:

Ваш предыдущий опыт работы, образование
Тип занятости, график работы
Размер компании, ее отрасль, бренд и др.

Уровень зарплаты в зависимости от опыта работы соискателя

В этой заметке пойдет речь о проектных организациях, основная деятельность которых – работы по проектированию объектов или изделий. В первую очередь, это проектные институты или конструкторские бюро, выполняющие проектно-изыскательские работы (ПИР). Также это могут быть научно-исследовательские организации, проводящие НИОКР, хотя их деятельность можно планировать менее предсказуемо, в связи с более творческим рабочим процессом, успех которого зависит от таланта отдельных сотрудников.

С течением времени управление проектированием становится всё более важным, поскольку современное промышленное производство (как и строительство, монтаж, и т.д.), которое пользуется результатами трудов проектировщиков, становится более автоматизированным и высокотехнологичным. Руководство проектных институтов старается повысить эффективность управления, внедряя современные программные продукты, такие как Microsoft Project. Перечислим основные особенности использования ИСУП на основе MS Project в проектных организациях.

Акцент на управлении трудозатратами

Поскольку основной вклад в результат проекта в проектном институте вносят множество высококвалифицированных специалистов-проектировщиков, основными затратами в такой организации является их фонд оплаты труда. Это делает их проекты похожими на IT-проекты.

Поэтому одной из основных особенностей использования Project в таких проектах является «правило Маклауда »:

На задачу должен назначаться только один ресурс. Если работу выполняет несколько исполнителей, она разбивается на несколько задач.

Соблюдение этого правила позволяет однозначно связать задачу и назначение, и тем самым, упростить учет и аналитику трудозатрат по проекту, а также облегчить решение с помощью Project следующей важной проблемы, возникающей в проектных институтах.

Это проблема оптимизации загрузки трудовых ресурсов (ее максимизация в рамках отведенного рабочего времени, и устранение перегрузок, выравнивание). Для ее решения существует визуальный оптимизатор ресурсов (также известный как представление «Планирование групп») в Project Professional. Стоит отметить, что, хотя оптимизация большого графика – математически очень сложная задача , даже идеальное ее математическое решение может быть далеко от идеала на практике. Например, потому, что при выравнивании неизбежны прерывания работы над одними задачами и переключение на другие, что ведет к потере производительности труда, а Project это никак не учитывает.

Основой для оценки производительности труда проектировщиков, ее последующего нормирования и планирования является сбор фактических трудозатрат исполнителей. Этот процесс можно автоматизировать даже таким простым инструментом, как , распределяя по исполнителям задач проекта обменные документы с запросом фактических трудозатрат.

Есть и более функциональное решение с использованием Project Server – отчетность по трудозатратам через табеля (timesheets). Хотя использование сервера намного дороже и сложнее по IT-инфраструктуре, чем простой Project, у него есть ощутимые преимущества:

Возможность оптимизации трудозатрат исполнителей в рамках всех проектов организации, в которых они участвуют.
Распределение ресурсов по уровням иерархии на основе СДРес с предоставлением различным уровням различных прав. Более привилегированные ресурсы могут делегировать задачи и возможности отчетности по трудозатратам менее привилегированным.
Возможность учета внепроектных (административных) трудозатрат ресурсов.
Благодаря централизованной базе данных, хранящей информацию о трудозатратах проектировщиков, можно проводить глубокий анализ производительности труда отчеты с помощью отчетов Microsoft Reporting Services или Analysis Services.
Интеграция системы управления проектами с SharePoint, который обеспечивает хранилище документов и систему документооборота, а также многие другие полезные функции.

Поэтому для крупного проектного института можно рекомендовать этот вариант системы управления проектами корпоративного уровня на основе Project Server.

Совместное формирование состава работ в календарно-сетевых графиках участниками нескольких отделов

Отличием проектов ПИР/НИОКР от такой популярной отрасли, как IT, является большой размер КСГ проектов – множество работ и разветвленная структура СДР. Часто встречается подход, когда каждый начальник отдела несет ответственность за свой участок графика проекта. Это оправдано, поскольку менеджер большого проекта не может знать всех тонкостей состава работ и квалификации исполнителей, которые на эти работы будут назначаться. При такой организации планирования начальник отдела самостоятельно формирует блок СДР, выполняемый своим отделом (выполняет детализацию суммарной задачи). Project Server поддерживает этот сценарий только с помощью механизма подпроектов, но у него есть ряд недостатков, на которых мы сейчас останавливаться не будем. Детализировать задачи в рамках одного проекта может только дополнительный компонент ИСУП, такой как наш .

Как получить помощь экспертов при внедрении

Практическая реализация внедрения ИСУП на базе Microsoft Project в проектной организации – очень обширная тема, которая не может быть раскрыта в одной заметке.
Рекомендуем заинтересовавшимся читателям изучить бизнес-процессы управления проектами ПИР/НИОКР и их реализацию в MS Project в статье Алексея Просницкого «Microsoft Project в проектных организациях. Сценарии и инструменты ».

Содействие в настройке Project Server и дополнительных компонентов к нему для нужд проектной организации вы можете.

Алексей, привет.

Итак, как же выглядит работа с проектными организациями? На первый взгляд всё просто. Ищем проектные институты, отделы проектных институтов, которые заинтересованы в твоей продукции. Звоним,знакомимся, назначаем встречу, передаём информацию. Сразу стоит отметить, что для проектантов информации мало не бывает. Зачастую, работу над проектом ведёт не один человек. Поэтому стоит задача передать максимально полную информацию всем людям по твоему продукту. Информация о продукте желательно передавать в виде бумажных каталогов. В общем ребята работают, сметчики считают, заказчик обращается к тебе:). Это я про сферического коня в вакууме рассказал.

На практике же дело обстоит иначе. Тут можно зачастую столкнуться с множеством, которые исходят непосредственно от работников институтов. Тут может быть и определённая ангажированность, и нежелание менять текущего поставщика в силу того, что надо будет задействовать человеческие ресурсы (конструкторов, технологов; а выгода может показаться мифической), и прочее.

В любом случае, если твоя информация будет во множестве проектных институтов, то хуже явно не будет.

Про поиск клиентов, я думаю, что это не проблема, и ты знаешь, где их искать. Также, имхо, стоит обратить внимание на те компании, которые у которых есть свои КБ. Не знаю, на сколько это актуально для твоего продукта, но у меня это работает. В частности, так я познакомился с московским РВС (вернее его структурным подразделением РМ-Энергос...с).

Если компания принимает участие в профильных выставках, то приглашать работников институтов обязательно . Также, необходимо активизировать работу с институтами перед новым годом .

Кроме всего прочего, проектные институты (при условии, что ты в хороших отношениях с исполнителями) можно понять какие тенденции на рынке, узнать про каких-то новых клиентов.

А теперь немного моего практического опыта работы (с поправкой, что я нахожусь в другой стране:)). Как я уже писал выше - зачастую сталкиваешься с заинтересованностью проектантов. Многие хотят работать по договору маркетинга.

Также, если твой продукт неизвестен широкому кругу конечных потребителей, то тоже могут возникнуть проблемы. Типичные слова проектантов: у нас клиенты хотят видеть оборудование SchE, ABB, Moeller, Siemens, etc. То, что вы предлагаете, мы не знаем, и наши клиенты тоже. И речь тут о стоимости моего решения даже не идёт.

Препятствия, создаваемые собственником в отправке каталогов физически. Его просто жаба душит. К примеру, отправить 2 каталога (~ по 250 страниц каждый) в Алмату - порядка 35 $. В общем типа считает деньги, и хочет, чтобы экспорт сам рос как на дрожжах (lol). В общем проектировщику проще работать с местными компаниями, чем с нами (тут и только электронная версия от нас, и отсутстви личного контакта, и продукт со слабым маркетингом в конкретной области страны).

Вот так вот кратко. Если возникнут вопросы - можем обсудить более конкретно/подробно.