Должностные обязанности администратора: образец. Что входит в обязанности администратора Администратор обязанности требования условия

Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Администратор офиса должен знать:

3.1. Расположение офисных помещений.

3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.

3.3. Правила и методы организации работы офиса.

3.4. Сферу деятельности работников офиса.

3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Принципы организации снабжения офиса.

3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Правила пользования оргтехникой.

3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.

3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.14. Основы трудового законодательства.

3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Администратор офиса:

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

13. Ведет учет посетителей.

14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

УТВЕРЖДАЮ:

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Администратора

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность администратора [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Администратор относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Администратор подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Администратор отвечает за:

• эффективное исполнение поручаемой ему работы;
• соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
• сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.6. Администратор должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;
• структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;
• правила и методы организации обслуживания посетителей;
• виды оказываемых услуг;
• основы экономики, организации труда и управления;
• основы маркетинга и организации рекламы;
• планировку и порядок оформления помещений и витрин;
• основы эстетики и социальной психологии;
• законодательство о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

1.7. В период временного отсутствия администратора его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].

2. Должностные обязанности

Администратор обязан осуществлять следующие функции:

2.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

2.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

2.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

2.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

2.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

2.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия, учреждения, организации.

В случае служебной необходимости администратор может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Администратор имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, относящиеся к его деятельности.

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. Доводить до сведения непосредственного руководителя все выявленные в процессе осуществления должностных обязанностей замечания, касающиеся деятельности гостиницы (ее структурных подразделений) и вносить предложения по их устранению.

3.4. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящих в компетенцию администратора.

3.5. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности администратора.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Администратор несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы администратора осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы администратора является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы администратора определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6. Право подписи

6.1. Администратору для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.

Современный потребитель очень требователен к качеству предоставляемых ему услуг. Потому эта сфера постоянно совершенствуется. Все большую популярность приобретает должность администратора. Так, на сегодняшний день большинство магазинов, клубов, салонов имеют в своем штате такого сотрудника. Клиенты охотнее посещают заведения, где работает такой специалист. Ведь к администратору заведения всегда можно обратиться за помощью, задать интересующие вопросы и решить конфликтную ситуацию.

Администратор – это должностное лицо, работа которого связана с управлением государственной либо коммерческой организацией. Такой сотрудник по праву считается главным помощником директора. Поэтому требования к его умениям, навыкам и личностным качествам предъявляются высокие. По мнению многих работодателей, хороший администратор – это тот, кто:

— является профессионалом в области экономики и менеджмента;

— разбирается в документоведении;

— умеет обрабатывать информацию на компьютере;

— искусно владеет навыками общения;

— имеет высокие организаторские способности;

— обладает такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, толерантность, способность убеждать.

Профессиональные обязанности администратора

К таковым относят:

• Обеспечение качественного обслуживания клиентов, создание комфортных условий для них.
• Предоставление посетителю нужной информации, что касается ассортимента услуг, акций, возможных бонусных программ.
• Ведение документации (запись на прием, заполнение базы клиентов и т. д.).
• Обеспечение общественного порядка (принимает меры в случае конфликтных ситуаций, рассматривает жалобы клиентов, следит за дисциплиной сотрудников).
• Контроль за поддержанием чистоты в помещении, соблюдением норм санитарии.
• Информирование руководства о недостатках в обслуживании.
• Выполнение поручений начальника.

Администратор – это нужный человек во многих направлениях предпринимательской деятельности.

Сфера торговли

Торговля – очень древний род занятий людей. А умение продавать – полезный навык. Сегодня каждое торговое предприятие хочет быть конкурентоспособным. Для этого уже мало просто иметь качественный товар, нужно уметь его предложить покупателю. Такую функцию зачастую выполняет администратор магазина. В обязанности этого должностного лица входит управление работой торгового зала. Он должен осуществлять контроль за приемом и сдачей товаров, своевременностью появления продукции на прилавках, витринах магазина, проверять качество, срок годности всего ассортимента.

Чтобы привлечь клиентов, управленец может заключить договор с компанией на BTL-услуги. Такая реклама товаров в виде дегустаций, презентаций новинок повышает рейтинг предприятия, а инициатор получает законную премию.

Также администратор магазина старается не пропустить интересные промоакции. Потому что в результате предприятие получит выгодную бонусную поставку. А она лишней не бывает, так как иногда магазин несет убытки из-за воровства, просрочки товаров.

Сфера развлечений

Администратор клуба – это управленец, представительское лицо, на котором лежит ответственность за качество досуга клиентов. Данный специалист должен контролировать три направления – клубное помещение, работников, клиентов.

Хороший администратор понимает важность стильного оформления и чистоты зала. А также примыкающей территории снаружи.

В подчинении администратора находятся работники кухни, официанты и бармены, техперсонал, охранная служба. Управленец обязан следить за тем, чтобы все они соблюдали правила дисциплины, нормы гигиены и санитарии. Если, к примеру, клиент обнаружит в своем блюде волос, то это будет виной администратора, так как он не проконтролировал свой персонал.

Управляющий клубом обязан вежливо встретить посетителей, сопроводить их к столику и рассказать о возможных услугах заведения. В случае большого количества гостей он может поручить это опытному официанту. Если возникают конфликтные ситуации или клиент предъявляет претензии касательно качества сервиса, администратор должен деликатно выслушать и принять меры для разрешения проблемы.

Сфера индустрии красоты

Работа в этой сфере не так проста, как кажется. Администратор в салон красоты подбирается не только по уровню профессионализма, но и по внешним данным, ведь он будет «лицом компании». Именно его в первую очередь видят клиенты и по нему судят об уровне услуг салона.

Администратор приветствует посетителей. Он помогает подобрать процедуры, советует обратить внимание и на дополнительные услуги фирмы. Также он занимается денежными расчетами, координирует работу других специалистов салона.

Каким бы ни было направление деятельности фирмы, администратор – это прежде всего квалифицированный специалист с отличными способностями к организации и самоорганизации.

Профессия администратор кафе

Профессия администратор кафе известна еще под названием менеджер зала, метрдотель или управляющий. Это человек, который управляет деятельностью заведения в целом. Основное, чем занимается администратор кафе - организует работу персонала (поваров, официантов, гардеробщиков, уборщиц, охранников и т.д.), контролирует качество обслуживания, решает возможные конфликтные ситуации и создает хорошее настроение посетителям.

Места работы

Администратор нужен во всех заведениях общественного питания, будь то кафе, бар, ресторан или столовая.

История профессии

Термин «метрдотель» появился во Франции XVIII века (от фр. ma?tre d’h?tel - хозяин отеля). Так называли владельца постоялого двора, где отдыхали и обедали путники и туристы. Он встречал посетителей, рассаживал их в обеденном зале, принимал заказы, производил расчет и командовал прислугой на кухне.

Сегодня метрдотель - это администратор ресторана или кафе, без которого трудно себе представить любую точку общепита.

Обязанности администратора кафе

Обычно должностные обязанности администратора кафе таковы:

• организация эффективной работы кафе;
• руководство персоналом (составление графиков работы, обучение, контроль рабочих процессов и соблюдения стандартов заведения);
• контроль работы оборудования и качества приготавливаемых блюд;
• контроль сроков реализации готовой продукции;
• общение с посетителями;
• помощь официантам;
• оформление необходимых документов и отчетности.

1.4. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Администратор должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;

— структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

— правила и методы организации обслуживания посетителей;

— виды оказываемых услуг;

— основы экономики, организации труда и управления;

— планировку и порядок оформления помещений и витрин;

— основы эстетики и социальной психологии;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

1.6. Администратор подчиняется непосредственно ___________________________.

1.7. В период временного отсутствия администратора, его должностные обязанности возлагаются на ___________________.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

2.1. Осуществлять работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.2. Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей.

2.3. Консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

2.4. Принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.5. Рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно- технические мероприятия.

2.6. Осуществлять контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

2.7. Обеспечивать чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

2.8. Контролировать соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.9. Информировать руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.10. Обеспечивать исполнение работниками указаний руководства предприятия.

2.11. Должностные обязанности администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности администратора и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции администратора, исходя из конкретных обстоятельств.

3. ПРАВА.

Администратор имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному начальству о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению

3.3. Давать распоряжения и указания и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.

3.4. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его должностным обязанностям и предусмотренным настоящей должностной инструкцией.

3.5. Получать от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей

3.6. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).

3.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

Администратор несет ответственность за:

4.1. За ненадлежащее выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.5. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия.

4.6. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

Должностные инструкции администратора и его обязанности

Администратор должен осуществлять надзор за выполнением другими работниками основных функций, а при необходимости — решение спорных ситуаций. В задачи администратора входит обеспечение слаженной работы всей команды и постоянный контроль за качеством получающихся изделий или услуг. Чтобы быть назначенным на должность администратора, достаточно иметь полное среднее или высшее образование. Многие компании требуют стаж работы по профильной специальности, составляющий не менее 2 лет.

Что должен знать администратор

1. Руководства, указы, постановления и другие распоряжения вышестоящих органов или законодательных актов, которые касаются устава жизни определенной общественной группы, что обязывает делать должностная инструкция системного администратора.
2. Структуру и особенности деятельности управления, умение осуществлять контроль функций других работников. Права и назначенные обязанности каждого работника, а также режим работы совместно с возможными переработками или короткими днями, что обязывает делать должностная инструкция администратора салона.
3. Основные правила обслуживания посетителей, а также методы усовершенствования сервиса.
4. Полный перечень и точные разновидности услуг, которые оказывает предприятие.
5. Основные вопросы экономики, в большинстве случаев касающиеся особенностей организации труда рабочих и вопросов управления каждым сотрудником по справедливости и согласно уставу предприятия, законодательным нормам, что предусматривает должностная инструкция администратора магазина.

Читайте также: Правила поведения при пожаре в здании

Основные навыки администратора

1. Главные позиции маркетинга, а также основы организации рекламы, ее планирования и удачного позиционирования продукции или услуг, умение осуществления надзора за выполняемыми операциями, рассчитанными на популяризацию продукции или услуг в обществе.
2. Планировка всех производственных и показательных помещений, особенности расположения стратегически важных объектов, оформление каждого помещения, при необходимости проведение осмотра или экскурсии по определенным отсекам или комнатам. Это касается тех, руководством в работе которых является должностная инструкция администратора гостиницы.
3. Эстетические понятия о красоте и социальную психологию, по которой можно ориентироваться, принимая наиболее важные решения.
4. Полный спектр законодательных актов, касающихся защиты трудящихся и их охраны от негативных происшествий во время осуществления трудовой деятельности.

Чем руководствуется администратор

1. Общественным уставом, особенно его распространенными положениями.
2. Приказами и распоряжениями, которые издает начальство.
3. Правилами внутреннего распорядка, которые прописаны в законодательных актах и предписаниях каждой организации.
4. Должностной инструкцией, которая объединяет права и обязанности администратора.

Функции

Каждый администратор обязан осуществлять следующие функции:

1. Контроль и самостоятельное принятие участия в хозяйственной деятельности определенной рабочей группы.
2. Осуществление наблюдения за рациональным применением финансовых средств, исключая необоснованные траты.
3. Постоянное ведение отчетной деятельности в рамках своей компетенции и квалификации, отдавая их вышестоящему начальству. Это предусматривает должностная инструкция администратора гостиницы.

Основные обязанности

1. Поддержание контролирующей функции за целостностью и сохранностью всех объектов, представляющих материальную ценность и являющихся частью конкретной организации.
2. Принятие мер, если возникают срочные или конфликтные ситуации, требующие незамедлительного решения. Реагировать следует быстро, поэтому работа администратора связана с большой моральной, а иногда и физической нагрузкой, что предписывает должностная инструкция администратора салона красоты.
3. Рассматривать и частично принимать решения по поводу жалоб, поступивших от клиентов, которые недовольны сервисом или работой сотрудников. Во втором случае администратор часто может применить штрафные санкции или другие меры пресечения неудовлетворительной работы сотрудников. Также он должен разбираться в ситуации, а не просто выполнять работу, поэтому многие утверждают, что такая деятельность является сложной в моральном плане, что регламентирует должностная инструкция администратора кафе.

Главные предписания

1. Следить за тем, чтобы все помещения были оформлены надлежащим образом. Также осуществлять контроль надлежащего внешнего вида, размещения и своевременности перемены рекламных объектов как внутри, так и снаружи помещения. Это в первую очередь касается работников, которыми должна выполняться должностная инструкция администратора салона красоты.
2. Контролировать обеспечение и постоянное поддержание порядка внутри и снаружи помещения, что является неотъемлемой частью имиджа здания или конкретной фирмы, что показывает образец должностной инструкции администратора.
3. Осуществлять контроль за соблюдением работниками основных норм трудовой дисциплины, а также пожарной безопасности и других предохранительных мер, что предусматривают должностные инструкции администратора.
4. Доносит полученную или увиденную информацию до непосредственного начальника, касающуюся всех ошибок в работе сотрудников, а также приводит возможные меры, которые направлены на ликвидацию всех неполадок и ошибочных действий, что обязывает делать должностная инструкция администратора кафе.
5. С помощью команд поддерживает чистоту и порядок в рабочем помещении, курируя труд работников или нанимая специальные команды. Также в обязанности администратора входит проверка исправности и надлежащего состояния средств технического назначения и необходимого для работы оборудования, покупка мебели для офиса или другого помещения, оборудования и товаров различного назначения, которые пригодятся как для технических, так и хозяйственных целей.

Функциональные обязанности

1. Производит организацию, формирует распорядок и назначает время труда уборщицы, а также проверяет результат работы.
2. Организовывает поздравительные мероприятия или покупку подарков, бонусов в честь праздничных событий для сотрудников компании, а также прошлых и настоящих партнеров, постоянных клиентов или всех тех, кто пользовался услугами или продукцией конкретного предприятия.
3. Полностью решает все вопросы с арендодателем, касающиеся коммунального обслуживания помещений, которые арендует фирма, что предусматривают должностные инструкции администратора.
4. Проводит организационные мероприятия по поводу исправной работы всего оборудования, при необходимости назначает ремонтные работы, определяет их время, скорость, согласовывает стоимость, выбирает мастеров или фирмы, которые предоставляют оптимальные услуги за назначенную плату.
5. Постоянно ведет учет канцелярских и других технических принадлежностей, оборудования, инвентаря и всех элементов по хозяйственной части, своевременно предоставляет положенное количество и спектр данных устройств работникам.
6. Составляет, проверяет и сдает документацию, в которой содержатся отчеты из различных сфер за каждый прошедший период, что определяют должностные инструкции администратора.
7. Проводит организацию и контролирует надлежащее и дозированное питание работников, происходящее во время обеденного перерыва, распределяет порции, если это предусмотрено уставом компании.

Права

Администратор располагает такими правами:

1. Делать запросы по поводу состояния и качества поставляемого оборудования, наличия и количества, интенсивности расхода материалов для производства.
2. Составлять и вносить предложения по поводу улучшения работы фирмы или модернизации действий руководителей.
3. Выставлять требования руководителям по обеспечению хороших условий для осуществления обязанностей служебного характера.
4. Осуществлять принятие быстрых и рациональных решений, которые находятся в рамках компетенции администратора, что уточняется в уставе фирмы. Это утверждают должностные инструкции администратора.

Ответственность

На администратора возлагается ответственность по своевременному обеспечению необходимыми материалами и ресурсами для работы, поддержанию чистоты и безопасности на конкретном объекте, нахождению документации в исправном состоянии. Также от администратора зависит правильность составления и своевременность предоставления отчетов.

Он не имеет права разглашать коммерческую тайну, а также все сведения, о которых он узнал случайно, при выполнении своих непосредственных обязанностей. Чтобы данный сотрудник мог работать без проблем, он должен своевременно выполнять свои обязанности. Он отвечает за сохранность вверенного имущества, а также за выполнение требований должностной инструкции.

Должностные обязанности администратора: образец

Должностные обязанности администратора устанавливаются вышестоящим руководством. Все они должны быть указаны в должностной инструкции, а иначе они не имеют никакой юридической силы. Помимо этого, данный документ должен быть представлен администратору для ознакомления непосредственно перед его вступлением на новую должность.

Администратор выполняет следующие должностные обязанности:

Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.
- Консультирует посетителей по вопросам наличия имеющихся услуг, проводимым специальным акциям, наличием бонусных программ и т.д.
- Ведет запись на прием, информирует специалистов об имеющейся записи, ведет клиентскую базу.
- Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций, рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей.
- Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях, контролирует работу уборщиц.
- Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
- Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимает меры к их ликвидации.
- Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

Администратор имеет право:

Знакомиться с решениями руководства организации, касающимися его деятельности.
- Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
- Сообщать своему непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
- Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей.
- Принимать решения в пределах своей компетенции.

Администратор несет ответственность:

За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
- За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
- За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Обязанности администратора кафе

Профессия администратор кафе известна еще под названием менеджер зала, метрдотель или управляющий. Это человек, который управляет деятельностью заведения в целом. Основное, чем занимается администратор кафе - организует работу персонала (поваров, официантов, гардеробщиков, уборщиц, охранников и т.д.), контролирует качество обслуживания, решает возможные конфликтные ситуации и создает хорошее настроение посетителям.

Администратор нужен во всех заведениях общественного питания, будь то кафе, бар, ресторан или столовая.

Термин «метрдотель» появился во Франции XVIII века. Так называли владельца постоялого двора, где отдыхали и обедали путники и туристы. Он встречал посетителей, рассаживал их в обеденном зале, принимал заказы, производил расчет и командовал прислугой на кухне.

Сегодня метрдотель - это администратор ресторана или кафе, без которого трудно себе представить любую точку общепита.

Обычно должностные обязанности администратора кафе таковы:

Организация эффективной работы кафе;
руководство персоналом (составление графиков работы, обучение, контроль рабочих процессов и соблюдения стандартов заведения);
контроль работы оборудования и качества приготавливаемых блюд;
контроль сроков реализации готовой продукции;
общение с посетителями;
помощь официантам;
оформление необходимых документов и отчетности.

Также в функции администратора кафе могут входить:

Подбор персонала;
проведение инвентаризаций;
управление ассортиментом приготавливаемых блюд;
работа с кассой;
организация банкетов.

Требования к администратору кафе очень просты - опыт работы. Он нужен всегда.

Как правило, необходимо:

Знать основы работы в ресторане;
уметь организовывать рабочий процесс;
пользоваться ПК.

В зависимости от характера заведения могут предъявляться определенные требования к возрасту, внешности сотрудника или знанию иностранного языка.

Можно получить высшее образование по специальности «Организация обслуживания в общественном питании» или окончить курсы ресторанного менеджмента. Однако в этой профессии опыт решает все, и новичок может рассчитывать только на позицию помощника администратора.

Обязанности администратора магазина

На данного специалиста возложен огромный круг должностных обязанностей и функций:

1. Он разрабатывает график работы сотрудников с учетом особенностей работы магазина.
2. В торговом зале следит за персоналом и их работой, регулирует расстановку людей на кассе или в зале.
3. Контролирует внешний вид работников: он должен быть опрятным и чистым.
4. Проводит общие собрания сотрудников магазина согласно графику, учрежденному магазином, где доводит до всех решения руководства, отзывается о хорошем или неудовлетворительном исполнении обязанностей работниками.
5. Обучает персонал навыкам работы, объясняет как, что и в каком порядке должно выполняться. Это может происходить как в назначенное заранее время при общем обучении, так и прямо в рабочем процессе, если менеджер заметил, что кто-то неправильно делает свою работу.
6. Администратор поддерживает среди сотрудников атмосферу доброжелательности, способствует скорейшему и положительному разрешению конфликтов на рабочем месте.
7. Он контролирует качество товара, выставляемого на продажу, его ассортимент, сроки годности. Если что-то не соответствует нормам, то принимает меры по устранению проблемы.
8. Менеджер своевременно делает поставщику заказ товара, которого недостает на полках.
9. Проводит периодическую инвентаризацию товаров, делает сверки, выявляет недостачи товаров, проводит мероприятия по устранению подобных проблем.
10. Администратор контролирует, как выложен товар на полках, это должно быть сделано вовремя и оптимально удобно для покупателя.
11. Менеджер следит за состоянием помещения магазина и прилегающих территорий, при необходимости взаимодействует с коммунальными службами.
12. В случае необходимости он консультирует покупателей в торговом зале по вопросам услуг, которые оказывает магазин.
13. Администратор следит за работой касс, контролирует наличие мелких денег в каждой кассе для выдачи сдачи с крупной купюры.
14. При возникновении конфликтных ситуаций с покупателями администратор ведет переговоры по устранению проблемы, решает вопрос так, чтобы у покупателя не осталось неприятного впечатления от магазина, пишет докладные руководству на сотрудников, по вине которых произошла ситуация, проводит профилактическую беседу для предотвращения подобных нарушений.
15. Администратор решает все текущие вопросы с арендодателями по эксплуатации помещения (контролирует соблюдение условий договора аренды), внесения арендной платы, других указаний и пожеланий, которые предъявляет арендодатель.
16. Менеджер следит за ценами на товары у конкурентов и формирует предложения для руководства по возможной политике цен. Он же придумывает и организует мероприятия, привлекающие большее число покупателей.

17. В ведении администратора присутствует необходимость следить за продлением всех разрешительных документов административных органов, а также лицензий, патентов и так далее, необходимых для полноценной работы магазина. Если истекает срок действия какого-то документа, то менеджер самостоятельно продлевает срок документации, либо доверяет это ответственному лицу. Также он отслеживает все изменения Законодательства РФ в отношении документов, регламентирующих торговлю.
18. В компетенции управленца сообщать руководству магазина обо всех проверках.
19. В конце каждой смены администратор сдает кассовый отчет и делает сверку по документам. Решение вопросов инкассации также на нем. Он самостоятельно передает деньги и документы для банка.
20. Менеджер также занимается подготовкой документов для расчета зарплат, вносит свои пометки по поводу штрафов или премиальных на каждого сотрудника.
21. В случае необходимости администратор должен заменить любого сотрудника магазина.
22. Менеджер занимается оптимизация расходов магазина, составляет бюджет магазина и предпринимает необходимые шаги, чтобы сократить количество расходов.

Интернет-магазин

При работе магазина в интернете получается более узкий круг обязанностей, чем требуется в большом розничном магазине.

Основная деятельность администратора магазина - это общение с дилерами при заказе товара.

Также менеджер должен следить за качеством, знать его характеристики и сроки годности, о вариантах применения и прочую информацию о товаре.

Он проводит консультации клиентов по телефону или любому электронному способу связи, занимается организацией доставки товара (самостоятельно или через курьера).

На нем также «ведение» заказа, контроль платежей, информирование о том, в какой стадии обработки находится заказ (например, еще едет, или уже на складе и передан курьеру и так далее).

Функции администратора могут варьироваться в зависимости от величины интернет-магазина и специфики его работы.

Магазин одежды

В работе администратора магазина одежды появляется большая необходимость организовывать мероприятия, акции, распродажи и прочее, чтобы продать остатки товара за прошедший сезон.

Менеджер ведет основной упор на обучение персонала техникам для успешной продажи товаров и мотивации к работе.

Он также уделяет особое внимание плану продаж.

Обязательно нужно писать про ответственность. Администратор магазина - должность очень ответственная. Человек должен «гореть» этим делом.

Для такой работы нужны лидерские качества, без них хорошую работу построить очень сложно! Необходимо обладать активной жизненной позицией, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью. Внимательность обязательна для менеджера, потому как он имеет дело с серьезными документами.

Получается, что профессия «администратор» – очень творческая, при этом требующая наличия противоположных качеств личности. С одной стороны - это вдумчивый, внимательный стратег, с другой - коммуникабельный управленец, объединяющий людей. Нарушение баланса в ту или иную сторону может не очень хорошо сказаться на работе.

Люди, работающие не один год в этой должности, как правило, очень любят свою работу, потому что каждый день они успешно решают очень много разносторонних вопросов, от которых зависит успех общего дела.

Обязанности администратора салона красоты

Грамотный, компетентный администратор – настоящий клад для директора салона красоты. Но, к сожалению, целенаправленно на эту должность идут единицы, зато велик поток соискателей, которые рассматривают работу администратора в салоне как временную, считая ее не перспективной и не престижной. Многие предполагают, что работа заключается только в том, чтобы поздороваться с клиентом, предложить чай или кофе, проводить к мастеру и принять деньги. Так ли это?

Разберемся, что входит в обязанности администратора салона красоты и почему эта должность в салоне одна из ключевых.

Цель должности – организовать качественное обслуживание клиентов. Для этого он координирует большинство бизнес-процессов в салоне, обеспечивая необходимыми материалами и информацией клиента, персонал, руководителя.

Администратор – относится к категории специалистов. В зависимости от круга обязанностей и степени самостоятельности в принятии решений, может быть присвоена квалификация – «старший» или «ведущий».

Татьяна Агапова, директор компании «Инструменты бизнеса»: «В книге «Салон красоты: игрушка или бизнес?» я предлагаю такую сводную таблицу с задачами, обязанностями, навыками и компетенциями администратора салона красоты.

Основные задачи и обязанности администратора салона красоты:

		Должностные обязанности	Знания и навыки, необходимые для выполнения обязанностей	Личностные характеристики
	Увеличить продажи	Создать комфортные условия для клиентов	Правила и методы организации процесса обслуживания посетителей Основы эстетики Принципы планировки и оформления помещений салона красоты, витрин.	Желание помочь клиенту (эмпатия) Толерантность Хорошая память Быстрая реакция Способность быстро переключать внимание Стрессоустойчивость Способность сохранять внимание длительное время Коммуникационные навыки Аккуратность (в одежде, рабочее место, документы) Честность, Самодисциплина Умение планировать свой рабочий день и выполнять намеченное Отсутствие вредных привычек (курение, алкоголь)
		Информировать клиентов по вопросам наличия имеющихся услуг	Правила презентации Этапы продаж Правила телефонных переговоров Виды оказываемых услуг.
		Быстро и точно производить расчеты с клиентами наличным и без наличным способом	Порядок работы с наличными ДС и банковскими картами Порядок возврата ДС Ведение книги кассира - операциониста при наличии ККМ Умение работать в программах (1С, АRNICA, Малахит, Юниверс и пр.)
		Информировать клиентов о новых услугах (оформлять внутреннее пространство салона, в Интернете, СМС - рассылки, проведение дней открытых дверей)	Знать особенности восприятия информации и уметь применять на практике Базовые навыки работы в Интернете
		Планировать визиты клиентов совместно с мастерами, производить предварительную запись	Знать условия проведения процедур, время проведения процедур, периодичность, возможность совмещения и пр. условия.
		Принимать меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.	Основы этики и социальной психологии Основы конфликтологии
	Снизить потери материалов	Соблюдать порядок работы с ТМЦ	Правила работы с ТМЦ Правила проведения инвентаризаций. Знать внутренние нормативы расходования ТМЦ
	Минимизировать потери при проверках (Роспотребнадзор, инспекция по труду, налоговая, прокуратура и т.д.)	Рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, и проводить соответствующие организационно-технические мероприятия.	Закон о защите прав потребителя Порядок разрешения конфликтных ситуаций
		Контролировать соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.	Структуру управления предприятием, права и обязанности работников организации и режим их работы. Правила внутреннего трудового распорядка. Правила техники безопасности
		Обеспечивать чистоту и порядок в помещениях салона красоты и на прилегающих к ним или зданию территориях.	Порядок уборки территории Программа производственного контроля Требования Роспотребнадзора
		Обеспечивать защиту персональных данных клиентов и сотрудников	Закон о защите персональных данных.
	Повысить исполнительскую дисциплину	Осуществлять контроль над исполнением работниками указаний руководства организации.	Основы экономики, организации труда и управления. Навык составления внутренних нормативных документов Умение работать в программах (Мегаплан, Outlook и т.п.)
		Выполнение поручений руководителя	Тайм-менеджмент

Должностные обязанности администратора салона красоты разделяют на тематические блоки:

1. Организация и планирование деятельности салона, цель которой – сокращение затрат и повышение качества обслуживания клиентов. То есть контроль над эффективным использованием материальных, технических и трудовых ресурсов в процессе деятельности салона, работа над сокращением издержек. Учет и своевременное предоставление отчетности руководству салона.
2. Работа с кассовым аппаратом. Выдача чеков, прием оплаты за оказанные услуги.
3. Работа с персоналом: вести табель учета рабочего времени, контролировать соблюдение рабочего графика, внешний вид сотрудников (дресс-код и униформа).
4. Контроль чистоты, правил и норм охраны труда, техники безопасности при обслуживании клиентов.
5. Работа с клиентской базой: ведение, обновление и пополнение, а также работа по формированию лояльности (рассылка по клиентам информации, поздравлений, напоминаний и пр.).
6. Общение с клиентами, а именно – ответы на все входящие звонки, консультация (услуги, цены, продукция) и запись клиентов. Сюда же отнесем встречу клиента, ведение клиента до мастера (знакомство с мастером), сопровождение клиента после оказания услуги, а также сбор информации для последующего использования ее в качестве основы новых акций в салоне.
7. Поскольку администратор обязан контролировать ведение рекламных и прочих акций, его могут просить применять на практике основы маркетинга, рекламы и мерчендайзинга.
8. В небольших офисах работа администратора в чем-то аналогична работе офис-менеджера – он отвечает за работоспособность салона, отслеживает наличие бумаги в принтере, канцтоваров, туалетной бумаги в туалетах.

Также администратор регулирует возникающие конфликты, ведет книгу отзывов, работает с претензиями.

Администратор салона красоты – лицо компании. Он не только регулирует и организует работу салона, но и знакомит с салоном клиента и зачастую является определяющими фактором выбора того или иного салона клиентом.

Обязанности системного администратора

Системный администратор:

1. Устанавливает на серверы и рабочие станции операционные системы и необходимое для работы программное обеспечение.
2. Осуществляет конфигурацию программного обеспечения на серверах и рабочих станциях.
3. Поддерживает в работоспособном состоянии программное обеспечение серверов и рабочих станций.
4. Регистрирует пользователей локальной сети и почтового сервера, назначает идентификаторы и пароли.
5. Осуществляет техническую и программную поддержку пользователей, консультирует пользователей по вопросам работы локальной сети и программ, составляет инструкции по работе с программным обеспечением и доводит их до сведения пользователей.
6. Устанавливает права доступа и контролирует использование сетевых ресурсов.
7. Обеспечивает своевременное копирование, архивирование и резервирование данных.
8. Принимает меры по восстановлению работоспособности локальной сети при сбоях или выходе из строя сетевого оборудования.
9. Выявляет ошибки пользователей и программного обеспечения и принимает меры по их исправлению.
10. Проводит мониторинг сети, разрабатывает предложения по развитию инфраструктуры сети.
11. Обеспечивает сетевую безопасность (защиту от несанкционированного доступа к информации, просмотра или изменения системных файлов и данных), безопасность межсетевого взаимодействия.
12. Осуществляет антивирусную защиту локальной вычислительной сети, серверов и рабочих станций.
13. Готовит предложения по модернизации и приобретению сетевого оборудования.
14. Осуществляет контроль за монтажом оборудования локальной сети специалистами сторонних организаций.
15. Сообщает своему непосредственному руководителю о случаях нарушения правил пользования локальной вычислительной сетью и принятых мерах.

Системный администратор имеет право:

Устанавливать и изменять правила пользования локальной вычислительной сетью.
- Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
- Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
- Требовать от руководства обеспечения организационно - технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

Системный администратор несет ответственность за:

Нарушение функционирования локальной вычислительной сети, серверов и персональных компьютеров вследствие ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей.
- Несвоевременную регистрацию пользователей локальной вычислительной сети и почтового сервера.
- Несвоевременное уведомление руководства о случаях нарушения правил пользования локальной вычислительной сетью.

Системный администратор привлекается к ответственности:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба компании - в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.

Обязанности администратора гостиницы

Администратор гостиницы:

1. Обеспечивает работу по эффективному и культурному обслуживанию клиентов, созданию для них комфортных условий.
2. Осуществляет контроль за своевременной подготовкой номеров к приему прибывающих в гостиницу, соблюдением чистоты в гостинице, регулярной сменой белья в номерах, сохранностью имущества и оборудования.
3. Информирует проживающих в гостинице о предоставляемых дополнительных платных услугах, принимает заказы на их выполнение и контролирует их исполнение.
4. Дает устные справки, касающиеся гостиницы, расположения городских достопримечательностей, зрелищных, спортивных сооружений и т.д.
5. Принимает и оформляет необходимые документы.
6. Осуществляет контроль за исполнением работниками указаний руководства организации.
7. Контролирует соблюдение работниками организации трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, техники безопасности, требований производственной санитарии и гигиены.
8. Принимает меры к разрешению конфликтов, возникающих при обслуживании проживающих.
9. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием клиентов и проводит соответствующие организационно-технические мероприятия.
10. Информирует руководство организации об имеющихся недостатках в обслуживании клиентов, принимает меры к их ликвидации.

Администратор гостиницы вправе:

1. Знакомиться с проектами решений руководства гостиницы, касающимися его деятельности.
2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3. В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности гостиницы (ее структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.
4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от специалистов и исполнителей информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения директора гостиницы).
6. Требовать от руководства гостиницы оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Администратор гостиницы несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Обязанности администратора ресторана

Работа администратора в ресторане - это большой труд. Но чтобы достичь успеха, не всегда следует ориентироваться на опыт и советы человека, который занимал эту должность до вас.

Думайте сами, как вы можете улучшить работу. Ведь вам почему-то поверил владелец ресторана и вручил эту должность. Значит он верит в ваши способности.

Предлагаю 10 важных пунктов, о которых вам нужно задуматься:

1. Личная ответственность.

С этого дня, все ошибки, которые совершает персонал - это ваша ответственность. Это не значит, что нужно брать в руки кнут и наказывать виновных. Нужно разобраться с проблемой так, чтобы в следующий раз ситуация не повторилась. Хороший руководитель всегда задает себе вопрос: “Какой урок и пользу я могу извлечь из сложившейся ситуации? “

2. Вы - пример для всех и “лицо” заведения.

Отныне, ваша основная обязанность - быть достойным примером для своих подчиненных. Работая в коллективе, где так или иначе, всегда будут разговоры и сплетни, ни в коем случае нельзя давать повод для развития подобных обсуждений. Любое ваше решение будет на виду. Ваши сотрудники обязательно выскажут друг другу, что они думают по этому поводу. Как не потерять авторитет в коллективе? Очень просто - не опаздывайте на работу, поддерживайте опрятный внешний вид и обязательно регулируйте внутренние конфликты, находя справедливые решения. Ваша цель - получить доверие и уважение своих сотрудников.

И самое главное сделать так, чтобы ваши сотрудники поняли - работая плохо, они не только сделают гадость вам и ресторану, они усложнят свою работу.

3. Работа в команде.

Успех ресторанного дела зависит от того, насколько слаженно работает коллектив. Вы, как администратор должны всегда знать ответ на любой вопрос, уметь отследить и грамотно наказать провинившихся, и самое главное сделать так, чтобы ваши сотрудники поняли - работая плохо, они не только сделают гадость вам и ресторану, они усложнят свою работу.

Но при этом, условия труда обязательно должны быть комфортными для всех, и вы обязательно должны знать, как мотивировать своих подчиненных.

4. Инвестиции в ваш личный рост.

Ресторанный бизнес в условиях жесткой конкуренции идет вперед семимильными шагами. Чтобы оставаться на своей работе нужно ни в коем случае не останавливаться на достигнутом и постоянно продолжать учиться. В интернете огромное количество ресурсов для рестораторов, где вы каждый день можете узнавать что-то новое. Совершенствуйте свои знания, просматривайте тенденции ресторанного дела, блоги известных шеф-поваров и владельцев ресторанов. Смотрите интервью критиков и т.д. Научитесь применять накопленные знания для оптимизации работы ресторана и вы обязательно повысите свой авторитет.

Обязательны к прочтению книги по управлению рестораном и персоналом ресторана. Вы всегда можете слушать аудиозаписи, и это не займет так много времени. Очень много конференций и тренингов, на которых вы можете повышать квалификацию не вставая с дивана - просто зарегистрируйтесь и смотрите трансляцию. Самообразование неотъемлемая часть современного успешного человека. Лидер всегда должен задавать себе вопрос: «Как я могу улучшить себя и свою команду?»

5. Позаботьтесь о своем теле.

Как администратор ресторана вы должны быть абсолютно уверены в себе и своих решениях. Для того, чтобы общаться с людьми, обмениваться предложениями, контролировать работу всего заведения, особенно, если оно работает круглосуточно - необходимо высыпаться и хорошо себя чувствовать. Приготовьтесь к усталости и ненормированному рабочему графику.

Не обязательно покупать абонемент в спортзал и доводить себя до изнеможения после работы на беговой дорожке - но легкая зарядка и правильное питание творят чудеса. Поверьте, выспаться и позавтракать - и вы уже сможете провести рабочий день на ногах, с хорошим настроением.

6. Всегда самосовершенствование.

На должность администратора ресторана берут инициативных и целеустремленных людей, которые готовы совершенствоваться. Их хочется слушать, они способны уладить конфликт с самым противным клиентом, соблюдая репутацию ресторана. Кроме того, в обязанности администратора ресторана входит: обучение персонала, решение экономических вопросов, а также контроль за калькуляцией блюд, расходами и т.д. Чтобы быть компетентным во всех этих вопросах нужно регулярно обучаться и повышать навыки.

Не пренебрегайте планированием мероприятий в ресторане. Напишите список необходимых достижений. Планируйте работу на полгода вперед и вы будете у цели.

Будьте всегда в тренде. Администратор должен знать, какие блюда сейчас пользуются спросом, какое мероприятие принесет хорошую выручку и заинтересует новых посетителей.

7. Оптимизация работы.

В чем разница между администратором и лидером? Администратор думает и работает на два шага впереди команды. Лидер думает и работает 20 шагов впереди всех остальных. Как можно оптимизировать эту работу? Используйте телефон или планшет, установив туда облачные планировщики - это очень облегчит вашу работу.

Благодарить своих сотрудников совсем не сложно, а делая простые комплименты, вы не только завоюете уважение, но также ощутимо улучшите рабочую атмосферу.

8. Изучите психологию работы с персоналом.

Быть лидером - значит понимать, что движет людьми. Очень многие считают, что все люди одинаково реагируют на ту или иную ситуацию, однако на практике оказывается, что ваш шеф-повар совсем не хотел получить прибавку к жалованию вместо выходных, а бармен затаил злобу на мизерный штраф, и он давно уже отомстил вам, унося домой 10 “разбитых” бокалов. Вы должны понимать и чувствовать своих сотрудников, чтобы вовремя предотвратить ту или иную неприятную ситуацию, а так же хвалить и наказывать в нужное время.

9. Будьте благодарны.

Работа в команде без мотивации и похвалы - обречена на провал. Благодарить своих сотрудников совсем не сложно, а делая простые комплименты вы не только завоюете уважение, но также ощутимо улучшите рабочую атмосферу. Как лидер вы должны понимать, что не сами этого добились - вам помогает отличная команда опытных сотрудников, а ваши клиенты, выражая благодарность в виде посещаемости и прибыли - делают ваш бизнес.

10. Шаг за линию.

Когда вы становитесь администратором, вы уже находитесь не рядом со своими бывшими коллегами. Очень многие, совершают ошибку, после повышения и новой должности, стараясь сохранить те же отношения с коллективом, что и прежде. Но отныне - ваши интересы это интересы владельца ресторана и только. Четкая грань между подчиненными и их начальником должна быть проведена сразу после вашего назначения, иначе вы не получите должного авторитета.

Обязанности администратора клуба

В каждом ночном клубе обязательно существует должность администратора и, кажется, что его дело – встречать гостей и рассаживать их по столикам, следить, чтобы всем было комфортно. Но должностные обязанности администратора совсем не заканчиваются на этом. Администратор клуба – это, прежде всего, менеджер или иначе лицо данного заведения, на котором полностью лежит ответственность за досуг и развлекательную программу. Функции администратора не стоит путать с обязанностями промоутера, они намного шире.

В компетенцию администрирования входит три основных направления – помещение, работники и посетители. Администратор должен в первую очередь осуществлять полнейший контроль над оформлением помещения, следить за состоянием, обновлением и размещением рекламы на здании и внутри клуба. Администратор должен контролировать порядок и чистоту в развлекательном помещении, а также на прилегающей территории.

Под началом администратора находятся работники клуба – официанты, повара, кассиры, бармены, уборщицы и офис-менеджеры, а также служба охраны. Администратор просто обязан полностью контролировать соблюдение перечисленными работниками производственной и трудовой дисциплины, норм и правил охраны труда, требований гигиены и производственной санитарии (так, волос, попавший в еду или грязные руки у повара будут на совести администратора). На административном работнике лежит обязанность по обеспечению непосредственного контроля над сохранением материальных ценностей.

Администратор должен вежливо встретить гостей, проводить их к свободному столику (или поручить это дело официанту, если поток гостей весьма велик) и полностью проконсультировать по поводу оказываемых услуг клубом. При возникновении претензий, администратор обязан спокойно выслушать их и как можно быстрее принять меры для улаживания конфликта. Даже если это уже десятый недовольный клиент за вечер, нельзя злиться или кричать, все проблемы решаются с улыбкой. Рапортируйте вышестоящему руководству о возникших сложностях, предлагайте свои способы решения проблемных и спорных вопросов. Администратор обязан быть в курсе всех событий, которые происходят в клубном заведении.

Администратор должен ориентироваться в юридических вопросах и в случае возникшей проблемы быть готов подменить одного из сотрудников. Познания в юриспруденции можно разделить на знание нормативных и нормативно-правовых документов (федеральные законы, трудовой кодекс РФ, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников, а также перечень оказываемых клубом услуг).

Обязанности администратора фитнес клуба

Многие из моих читателей не так давно решили открыть свой фитнес-клуб. И сразу же столкнулись с проблемой поиска персонала. На вакансию «администратор» приходит, по опыту, больше всего резюме, вот только их качество оставляет желать лучшего.

Нет опыта работы. Есть опыт, но не в продажах, а в геологии. Дама живет в трех часах езды на автобусе от клуба. Зато претендентка на вакансию в ста процентах случаев «коммуникабельна, ответственна, обучаема». Достаточно ли этого для работы администратором фитнес-клуба?

Слишком хорошо - тоже плохо!

Примите как факт, что найти идеального сотрудника практически невозможно. Да и не нужно. Во-первых, такие «бриллианты» всегда нарасхват и, значит, в 99% случаев уже где-то работают. Во-вторых, когда у вас в команде появляется человек, на личном обаянии которого всё держится - это плохо. Представьте, что будет если он уйдет? Правильно, всё рухнет.

Я не призываю вас брать на работу мегер или девушек с потухшим взором. Я сейчас веду к тому, что большая часть работы администратора должна быть автоматизирована. В этом случае практически любой человек сможет стать идеальным лицом вашего фитнес-клуба.

Включите в обязанности администратора фитнес клуба эти пункты.

Ваша задача - создать такую среду, в которой у нового сотрудника просто не будет возникать вопросов. Инструкции, скрипты, рабочие процессы, планы - вот ваши верные помощники.

1. Настольная книга администратора.

Не поленитесь и потратьте один свой день на то, чтобы прописать все обязанности администратора фитнес клуба, все тонкости его работы в одном документе.

Книга должна содержать ответы на все вопросы, которые могут возникнуть у новичка: как сделать возврат по платежному терминалу, куда звонить, если закончится вода, как оформлять бланк строгой отчетности, как реагировать на возражения клиентов и т.д.

Эта книга - живой документ. Он может и должен дополняться, изменяться, вбирая в себя весь ваш опыт. Обязательно привлеките к его созданию своих администраторов.

2. Скрипты.

Радушная улыбка и опрятный внешний вид ничего не стоят, если их обладательница панически боится продавать. Вы можете побороть её страх разными способами, самый простой - создавать скрипты на все случаи жизни.

Пропишите примерный диалог с потенциальным покупателем, который первый раз пришел в клуб. Простройте список обязательных вопросов и ответов на предполагаемые возражения. Планируете мероприятие? Дайте администратору скрипт обзвона клиентов.

Если вы боитесь, что при таком подходе «теряется душевность» - не бойтесь. Очень часто сотрудники боятся звонить клиентам, они теряются и не знают что говорить. Ваш четкий текст придаст им уверенности. А душевности добавит широкая улыбка во время телефонного разговора. Вы же на забыли прописать в настольной книге, что разговаривая по телефону администратор обязан улыбаться?

3. Рабочие процессы.

Рабочие процессы - это поминутно расписанные действия администратора. Например: На работу администратор приходит в 9:30 и включает свет в раздевалках, холле. С 9:30 до 9:45 совершает обход залов, включает свет, проверяет оборудование. В 9:45 включает компьютер. С 9:50 до 10:00 выкладывает пост в группу в контакте.

Все эти действия должны быть доведены до автоматизма. Наличие документа, а не устных инструкций позволит вам контролировать процесс и в случае нарушения трудовой дисциплины призывать сотрудника к ответственности. Рабочие процессы могут быть прописаны в отдельном документе, а могут быть включены в настольную книгу администратора.

4. Планы.

Я и сам себе ставлю планы. Лист бумаги с желаемой цифрой всегда на стене, перед глазами. Не поверите, это действительно мотивирует. Так же и с администраторами - как только вы озвучиваете цифру, и, главное, процент с этой цифры, который сотрудник получит в виде премии, так сразу начинается рост продаж.

Важно не оставлять людей наедине с планом. Ваша задача, как руководителя, не только поставить цель, но и объяснить механизмы её достижения. Как это сделать? Пропишите скрипты, продумайте акции на месяц, проведите очередное обучение.

Попробуйте во время очередного собрания провести ролевые игры «администратор - новый клиент» или «администратор - недовольный клиент». Проигрывание реальных ситуаций и дальнейший разбор ошибок помогает довести до автоматизма навыки продаж. Сотрудники уже не боятся продавать, знают, что ответить клиентам на их возражения, их уверенность в себе растет. Кстати, привязка фонда оплаты труда к общей прибыли компании, на мой взгляд, очень оправдана. Вы платите по результату. Люди понимают, что в вашем клубе надо работать, а не смотреть кино, когда нет тренировок.

Обязанности администратора клиники

Процесс «Запись клиентов на прием»:

Отвечает на входящие звонки, поступающие в Клинику, в соответствии с правилами ведения телефонных переговоров, используя речевые стандарты.
- Доброжелательно консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых Клиникой медицинских услуг и порядка их оказания.
- Дает информацию пациентам о режиме и распорядке работы Клиники и ее руководителей и врачей.
- При первичном обращении пациента по телефону проводит запись и регистрацию пациента с обязательным уточнением информационного источника (откуда пациент узнал о клинике - фиксировать информацию в файле «база клиентов» лист «база клиентов» столбец «уточнить, откуда узнал о клинике»).
- Подбирает удобное время для пациента и при необходимости консультаций нескольких специалистов приемы ставит последовательно. Старается, чтобы в одно посещение клиент получил максимальное число необходимых консультаций.
- Формирует оптимальную запись пациентов на первичную и повторную консультации согласно принятым в Клинике корпоративным стандартам: старается минимизировать простои в графике врачей, ведя плотную запись.
- Проводит телефонные переговоры с пациентами с целью подтверждения записи пациента на прием к врачу. Подтверждение записи осуществляется за день до приема.

Результат: запись клиента на прием.

Процесс «Маркетинг, работа с клиентами»:

Производит обзвон клиентов в соответствии с установленными речевыми модулями (информирует клиентов о новинках, акциях, поздравляет с днем рождения, праздниками и т.п.)- не менее 10-15 человек в день.
- Спрашивает у клиента возможность информирования его об акциях Клиники.

Результат: повторная запись пациента на прием

Процесс «Ведение врачебного приема»:

До врачебного приема приглашает пациента присесть и подождать, когда врач пригласит пациента пройти в кабинет.
- Своевременно доставляет медицинскую и иную документацию врачам.
- Осуществляет раскладку медицинских карт, результатов анализов в картотеку.
- Получает результаты анализов из лабораторий, УЗИ исследований, ЭКГ и др. и вклеивает их в медицинские карты. Делает копии для выдачи результатов обследования пациентам, при возможности отправляет по их электронной почте.
- Информирует пациентов о получении результатов обследования.

Результат: качественное ведение картотеки медицинских карт и отсутствие претензий пациентов к работке администраторов.

Процесс «Управление инфраструктурой Клиники»:

Своевременное открытие клиники в утреннее время.
- Отвечает за сохранность документации, кассы и печатей, ключей от входа в Клинику.
- Проверяет готовность к работе всех технических средств (компьютер, кассовый аппарат, телефонный аппарат.
- Проверяет укомплектованность рабочего места рекламными материалами, необходимыми бланками и документацией, канцелярскими принадлежностями.
- Поддерживает чистоту и порядок в помещении, своевременно выкладывает бахилы для клиентов, по мере необходимости производит влажную уборку в холле, Клиники в течение рабочей смены и по ее окончании.
- В отсутствие медсестры/младшего медицинского персонала поддерживает чистоту в холле, коридорах, туалетах и входном тамбуре Клиники.
- Контролирует сохранность и безопасность одежды пациентов Клиники.
- Не оставляет рабочее место в присутствии пациентов.
- Следит за исправной работой освещения, водопровода, канализации в кабинете, технической исправностью аппаратуры, своевременно сообщает о возникших проблемах заместителю генерального директора.
- Следит за экономным расходованием материалов, электроэнергии, воды.

Результат: сохранность подотчетных элементов инфраструктуры, своевременное открытие и закрытие Клиники, порядок и чистота на рабочем месте и в холле.

Процедура «Управление несоответствиями»:

Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. Не допускает выхода ситуации из-под контроля, своевременно сообщает о проблеме руководству (Генеральному директору, заместителю генерального директора).
- Информирует руководство Клиники об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации. Своевременно представляет претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей на рассмотрение зам. Генерального директора и Генеральному директору.
- В случае невыхода врача на прием обеспечивает перезапись пациента на другое время или изыскивает возможность замены врача, поставив в известность заместителя генерального директора.

Результат: отсутствие претензий пациентов к работке администраторов.

Процедура «Управление документацией и записями»

С пациентом, впервые посетившим клинику:

Заключает договор, который заполняется в 2-х экземплярах (один передается на руки пациенту, другой вклеивается в медицинскую карту пациента).
- Оформляет информированное добровольное согласие пациента на медицинское вмешательство.
- Заводит медицинскую карту и статистический талон до начала первичной консультации.
- При готовности документации предупреждает врача о приходе очередного пациента.
- Осуществляет расчет пациентов согласно заявленной стоимости приема с выдачей им чеков. По просьбе пациентов оформляет документы для обращения в налоговую инспекцию.
- Ведет необходимую учетно-отчетную документацию:
- электронная база клиентов (1С);
- приходно-расходная документация (1С);
- лист администратора (передача дел);
- четко формулирует список дел, которые необходимо выполнить следующей смене;
- напоминает о начале приема и количестве пациентов;
- грамотно заполняет все журналы;
- сдает выручку и заполняет финансовую документацию.

Результат: правильное оформление документов:

Договор на оказание платных услуг;
информированное добровольное согласие пациента на медицинское вмешательство;
статистический талон;
мед.карта пациента и др.

Проверяет заполнение журналов и продолжает их ведение в течение рабочей смены.

На сегодняшний день развитие сферы услуг достигло того уровня, когда человек себя чувствует максимально комфортно в заведении, где есть профессиональный администратор.

Хотя приходится сталкиваться и с абсолютно противоположным положением вещей, когда, несмотря на достойный уровень услуг, которые предоставляет то или иное заведение, пропадает желание туда возвращаться снова после всего лишь одного посещения. Все дело в непрофессиональной работе администратора, который не сумел слаженно организовать взаимодействие персонала и достойно принять клиента.

Обязанности администратора сравнимы с работой секретаря. Можно с уверенностью сказать, что этот сотрудник считается правой рукой директора.

Как правило, администратор отвечает за порядок в заведении, где он работает, это может быть ночной клуб, бильярдная, салон красоты, ресторан, гостиница и т.д. Уже трудно представить себе работу учреждения по оказанию услуг без этого важного человека.

Обязанности администратора включают в себя огромный перечень задач, которые он должен выполнять, поэтому зачастую на данную должность принимают человека, имеющего стаж работы и обладающего такими качествами, как ответственность, организованность, исполнительность и, что не менее важно, Почему именно последний пункт имеет такое значение? Потому что в обязанности администратора входит правильная организация всего рабочего процесса и зачастую распределение и регулирование системы премий и штрафов. Сделать это профессионально может только человек, который умеет подходить к этому вопросу обоснованно и непредвзято, не думая о том, что от этого у него могут испортиться отношения с некоторыми членами рабочего персонала.

Администратор должен быть знаком со всеми распоряжениями, приказами и прочими нормативными документами, которые, так или иначе, имеют отношение к работе.

Более того, именно данный сотрудник является «лицом» организации и от того, насколько правильно и обходительно он сможет встретить клиента (обеспечить первое впечатление) зависит, вернутся ли посетители сюда еще раз. Из этого следует, что именно от того, насколько профессионально выполняет свою работу администратор, зависит прибыль заведения.

Наверняка каждая женщина хоть раз в жизни была в салоне красоты, даже если обычно к ней прямо на дом приходит мастер. Трудно что именно презентация администратора салона красоты играет решающую роль в принятии решения о том, стоит ли воспользоваться услугами специалистов, которые там работают.

Обязанности администратора салона красоты включают в себя бесконечное множество поручений, которые необходимо выполнять. К ним можно отнести и такие банальные, как прием телефонных звонков, встреча клиентов и направление их к нужному специалисту, финансовые операции (оплата услуг и покупка дополнительных средств по уходу за волосами, ногтями или кожей, которые порекомендует мастер). Но мало кто задумывался, что на плечах администратора лежит ответственность за самые невероятные мелочи: покупка лампочек и т.д.

Администратора могут и не включать в себя пункт «делать чай или кофе клиентам», но именно этот «уютный» штрих может расположить посетителей и сделать их постоянными гостями в данном заведении. Администратор должен уметь грамотно улаживать и правильно реагировать на повышенный тон клиентов, к которому они иногда прибегают.