Служебные обязанности администратора в офисе. Должностная инструкция администратора образец

Для большинства крупных и серьезных компаний введение должности офис-менеджера давно уже стало необходимой для успешного функционирования мерой. Более того, большинство фирм, относящихся к категории среднего и малого бизнеса, сегодня все чаще стали вводить в штат сотрудников данную структурную единицу. Соответственно должностная инструкция офис-менеджера, полностью раскрывающая функционал данного работника, становится в последнее время все более актуальной.

В чем заключается функционал офис-менеджера?

Вакансия управляющего офиса любой компании часто подразумевает выполнение множества разнообразных функций. Поэтому в качестве дополнения к трудовому договору довольно часто требуется составление такого документа, как должностная инструкция офис-менеджера, где четко прописываются все обязанности такого сотрудника. В первую очередь необходимо понимать, что основные требования, предъявляемые к такому работнику, - это осуществление управления и контроля за административным подразделением компании. Таким образом, под «офисом» подразумевается не определенное помещение, а отдел предприятия, специалисты которого занимаются выполнением административно-управленческих функций. Должностная инструкция офис-менеджера должна охватывать весь диапазон контрольных обязанностей, возлагаемых на соответствующего специалиста. В частности, к ним может относиться следующий функционал:

планирование деятельности сотрудников административного подразделения;
составление и внедрение корпоративной культуры и этики общения с контрагентами компании среди специалистов предприятия;
организация и контроль за функционированием системы делопроизводства, формируемой между подразделениями фирмы;
постоянный контроль за наличием материалов, необходимых для полноценного функционирования офиса;
составление отчетов для руководства по установленным ранее формам.

Разница между офис-менеджером и администратором

Должностная инструкция офис-менеджера может быть расширена по усмотрению начальства компании и дополнена всеми необходимыми обязанностями, которые предписано выполнять специалисту, занимающему соответствующую должность, для нормального функционирования существующего административного подразделения. Такой документ формируется несколько отлично, чем должностная инструкция администратора офиса. В последнем случае, как правило, на специалиста должны быть возложены хозяйственные функции, связанные с организацией работы подразделения. Необходимо помнить, что менеджер выполняет в первую очередь обязанности, связанные с управлением деятельности сотрудников.

Администратор же несет ответственность за организацию условий, позволяющих всем специалистам полноценно осуществлять присвоенный им функционал.

Обязанности специалиста отдела кадров

Кроме того, существует еще такой документ, как должностная инструкция отдела кадров. Обязанности, прописываемые в данной бумаге, также связаны с организацией работы персонала. Разница заключается в том, что сотрудник отдела кадров несет ответственность в первую очередь за найм работников, контролирует должностные перемещения специалистов в пределах компании. Организация работы на местах сотрудников в его обязанности не входит.

Скачать должностную инструкцию
администратора офиса (.doc, 82КБ)

I. Общие положения

Администратор офиса относится к категории специалистов.
Администратор офиса должен знать:
1. 2.1. Расположение офисных помещений.
2. 2.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.
3. 2.3. Правила и методы организации работы офиса.
4. 2.4. Сферу деятельности работников офиса.
5. 2.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.
6. 2.6. Стандарты делопроизводства.
7. 2.7. Принципы организации снабжения офиса.
8. 2.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.
9. 2.9. Техническое оснащение офиса.
10. 2.10. Правила пользования оргтехникой.
11. 2.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.
12. 2.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.
13. 2.13. Правила внутреннего трудового распорядка.
14. 2.14. Основы трудового законодательства.
15. 2.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.
Администратор офиса подчиняется непосредственно _________.
На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Администратор офиса:

Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.
Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.
Осуществляет контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.
Осуществляет контроль над правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.
Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.
Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.
Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.
Ведет учет посетителей.
Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.
Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.
Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.
Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Офис-менеджер – один из самых необходимых кадров в работе любой современной компании. Широкий спектр обязанностей включает функции организационно-контролирующего специалиста. В нем одновременно объединены до трех полномочных представителей: секретаря, завхоза, администратора. Обязанности офис-менеджера предполагают главным образом большую ответственность и высокую исполнительность.

Требования к специалисту

Инструкция должностная офис-менеджера включает необходимые предписания для принятия на работу и ее осуществления в дальнейшем. Первое, чем должен обладать претендент на данную должность, - это соответствующее образование и профессиональные навыки. Работник должен иметь диплом об окончании среднего специального, неполного высшего или высшего образования.

В навыках должны присутствовать знания об устройстве офиса и особенностях его работы. Зонирование помещения – немаловажный фактор в функциональности. Если офис-менеджер знаком с принципами организации деятельности, ему будет несложно контролировать отдельные рабочие позиции. Персонал должен распределяться по своим местам в соответствии с обязанностями так, чтобы не нарушалась другая работа. Офис-менеджер должен знать сферу работы и степень ответственности каждого специалиста.

Обязанности администратора офиса

Управляющий обязан организовать оптимально комфортное производство в помещении офиса. Помимо зонирования, менеджеру необходимо управлять работниками, чтобы стабильно выполнялись все функции каждого кадра. Основы деятельности офиса устанавливаются администратором по пунктам:

Подбор и расстановка специалистов.
Планирование стратегии и тактики в работе.
Построение организационной структуры офиса.

Для стабильного рабочего состояния в офисе нужно добиться того, чтобы каждый кадр преуспевал в своей деятельности. Положительные результаты труда реализуются методами мотивации и управлением ее стратегией. Разработка и воплощение прогрессивных подходов к улучшению качества и повышению производительности – обязанности офис-менеджера.

Деловое общение в рабочем коллективе строится на морали и профессиональной этике. Офис-менеджер является лицом, подающим пример вежливого тона и уважения сотрудникам.

Внутренний контроль

Все принятые решения должны контролироваться самим администратором. Контроль осуществляется по следующим профессиональным направлениям:

Введение и обеспечение внутреннего трудового распорядка.
Соблюдение специфических норм общения в компании.
Контроль за культурой речи при общении с клиентами и деловыми партнерами.
Дресс-код – немаловажный пункт в работе компании. Сотрудники должны носить соответствующую форму, которая устанавливается стандартами деловой среды и предписаниями устава компании.

Офис-менеджер, должностные обязанности которого включают управление кадрами и контроль за деятельностью, должен разработать собственную методику организации и структуру оценивания качества работы. На каждого сотрудника накладывается дисциплинарная ответственность в случае нарушений трудового распорядка и рабочей этики. Такую ответственность несет и сам управляющий. Система мер профилактики нарушений, способы решения конфликтов с руководством и другими сотрудниками, методы морального стимулирования разрабатываются администратором.

Обязанности завхоза

Функции заведующего также может выполнять офис-менеджер. В этом случае ему необходимо производить обеспечение персонала и помещения необходимыми расходными материалами. Каждый работник должен иметь бейдж и визитные карточки для того, чтобы его личность, имя, должность, контактные данные всегда можно было узнать и правильно обращаться. Лицо специалиста – лицо офиса и компании.

Снабжение канцелярскими принадлежностями ведется регулярно и входит в обязанности офис-менеджера. Составляются хозяйственные планы по обеспечению товарами с учетом количества поставляемой в компанию продукции, стоимости оптовых закупок и систем скидок. Постоянные поставки офисного материала, в том числе бумаги и расходной продукции для техники, осуществляются с заключением сделок с поставщиками и обслуживающими компаниями при непосредственном участии в этом офис-менеджера. Поступление товаров контролируется платежной и учетной документацией. Выдача канцтоваров и принадлежностей персоналу производится с назначением ответственных лиц и наличием схем и порядка распределения хозяйственных ценностей.

Все оборудование контролирует завхоз, в данном случае офис-менеджер. Должностные обязанности включают наблюдение за исправным состоянием технических средств, коммуникаций. В случае поломки аппаратов и машин осуществляется вызов обслуживающей компании или ремонтирующего специалиста и проверка результатов его работы. Такой контроль происходит и при поставке новой техники в офис.

Инвентаризация оборудования и расходных материалов производится офис-менеджером путем периодической сверки наличия и технического состояния хозяйственного имущества с данными бухгалтерского учета.

Под свою ответственность управляющий хозяйственным обеспечением распоряжается средствами, выделенными офису на приобретение необходимых компании товаров и восполнения технических нужд помещения. Завхоз организует материально-техническое снабжение совещательных мероприятий, конференций, переговоров.

Секретарь и его обязанности

Все перечисленные ключевые процессы в работе управляющего и его решения должны быть официально закреплены, а потому в обязанности офис-менеджера, секретаря в одном лице входит документационное обеспечение организационных мероприятий. Каждый документ, в зависимости от назначения, обладает своей формой и структурой составления. Только тогда принятое решение или план будут иметь законную основу и предполагать неукоснительное выполнение всех пунктов. Так строится четкая и слаженная деятельность компании.

Сотрудничество и интеграция

Секретарь-менеджер организует встречу и прием гостей. Делегации и комиссии, партнеры, клиенты – важные визитеры компании. От них напрямую зависит деятельность фирмы и ее развитие. Общение происходит на деловом уровне с использованием формально-дружественной этики без перехода на личные связи и взаимодействие - только работа. Офис-менеджер должен символизировать культуру и уважение не только как руководящего представителя, но и фирмы в целом. Получение и передача контактной информации производятся непосредственно секретарем. Для сотрудничества и решения важных вопросов взаимодействия осуществляется обмен визитными карточками, их анализ и хранение в отделе. Ведение деловой корреспонденции с партнерами и филиалами входит в обязанности офис-менеджера. Им производится электронная и курьерская отправка необходимого материала, прием и анализ информации, ведение деловой переписки.

Менеджер в структуре управления

Управляющий в большинстве случаев находится в непосредственном подчинении у генерального директора компании и высшего руководства. Ответственность и права предписываются начальством, которое контролирует их соблюдение. В обязанности офис-менеджера для резюме входит отчет о проведенной внутриофисной организации, достижении результатов производительности и возникших трудностях в работе и обеспечении деятельности. Им выносятся предложения по улучшению условий, экономические и хозяйственные вопросы о закупке оборудования и материалов, обращения о перемещении, повышении, увольнении рабочих кадров. На рассмотрение передаются дисциплинарные наказания и поощрения отличившихся специалистов.

Инструкция специалиста

Принятие на работу нового управляющего сопровождается составлением и принятием набора обязанностей, прав и ответственностей. Инструкция офис-менеджера включает полный список всех вышеописанных норм и правил для работы и организации, в него также входят лица или должности, подчиняющиеся администратору.

Карьерная лестница

Карьера менеджера строится на внутреннем развитии и профессиональном росте, который заключается в повышении навыков. Изменение влияния происходит наряду с увеличением или падением авторитета в глазах подчиненных и других сотрудников. Вертикальная положительная мобильность должности фиксируется успехами в достижении поставленных компанией целей, инициативой и коммуникабельными качествами, новаторскими способностями и эффективной методикой работы.

Офис-менеджер – одна из самых востребованных профессий. Эффективный специалист должен уделять значительное внимание человеческим ресурсам, данное требование входит в обязанности офис-менеджера для резюме. Правильно подобранный по внутренним лидерским качествам и высококвалифицированный кадр будет положительно влиять на динамику развития фирмы.

Офис-менеджер — это работник, управляющий офисом. Как правило, данного работника вводят в штат центрального (головного) офиса предприятия или офиса, в котором непосредственно располагается дирекция предприятия.

Основной задачей офис-менеджера является эффективное управление офисом: его материально-техническим обеспечением, делопроизводством, и главное — персоналом офиса (секретарями, референтами, переводчиками, диспетчерами на телефоне, пр.). Зачастую на офис-менеджеров небольших компаний возлагаются обязанности по ведению кадрового дело-производства (оформление и учет офисных работников), оформлению первичных бухгалтерских документов, проведению переговоров с посетителями офиса. На ряде торговых предприятий практикуется работа с клиентами (обслуживание) и координация продаж. В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций.

Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях — администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса.

Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр.

I. Общие положения

1. Администратор офиса относится к категории специалистов.

2. На должность администратора офиса назначается лицо, имеющее профессиональное образование (высшее; среднее). Опыт хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.)

3. Администратор офиса должен знать:

3.1. Расположение офисных помещений.

3.2. Принципы планировки и оформления помещений офиса.

3.3. Правила и методы организации работы офиса.

3.4. Сферу деятельности работников офиса.

3.5. Этику взаимоотношений в рабочей группе.

3.6. Стандарты делопроизводства.

3.7. Принципы организации снабжения офиса.

3.8. Требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения.

3.9. Техническое оснащение офиса.

3.10. Правила пользования оргтехникой.

3.11. Принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения.

3.12. Основы эстетики, этики и социальной психологии.

3.13. Правила внутреннего трудового распорядка.

3.14. Основы трудового законодательства.

3.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. Назначение на должность администратора офиса и освобождение от должности производится приказом руководителя организации.

5. Администратор офиса подчиняется непосредственно ___________________________________.

6. На время отсутствия администратора офиса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Администратор офиса:

1. Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).

2. Составляет сметы на материально-техническое обеспечение офиса.

3. Оформляет необходимые документы для заключения договоров на: поставку канцтоваров, расходных материалов и иных товарно-материальных ценностей, необходимых для работы офиса; техническое обслуживание и ремонт оргтехники; иные услуги.

4. Осуществляет контроль за оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.

5. Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса.

6. Осуществляет контроль за правильной эксплуатацией оргтехники и рациональным использованием канцтоваров и расходных материалов в офисе.

7. Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.

8. Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты.

9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.

11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).

12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей.

13. Ведет учет посетителей.

14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

15. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права

Администратор офиса имеет право:

1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями.

2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Администратор офиса несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Управлением учета и отчетности по вопросам представления: § заключений по соблюдению лимитов на отпуск материальных ресурсов и их расходованием в структурных подразделениях Общества по прямому назначению; § предложений по реализации излишнего оборудования и т.п.; § данных учета движения материальных ресурсов на складах Общества; § смет расходов на содержание зданий и помещений, в которых расположены структурные подразделения Общества, включая оборудование (лифты, освещение, системы отопления, вентиляции и др.); § смет расходов на приобретение мебели, хозяйственных материалов, оборудования, инвентаря, и т.д. § установленной отчетности. 6.6. Юридическим управлением по вопросам получения: § консультаций по правовым вопросам; § разъяснений действующего законодательства; § заключений о соответствии действующему законодательству представленных на правовую экспертизу документов. 6.7.

Должностная инструкция администратора

Администратор офиса должен знать: -этику взаимоотношений в рабочей группе; -стандарты делопроизводства; -расположение офисных помещений; -принципы планировки и оформления помещений офиса; -правила и методы организации работы офиса; -сферу деятельности работников офиса; -принципы организации снабжения офиса; -основы эстетики, этики и социальной психологии; -правила внутреннего трудового распорядка; -основы трудового законодательства; -требования законодательства к хозяйственным договорам и порядок их заключения; -техническое оснащение офиса; -правила пользования оргтехникой; -принципы взаимоотношений с администрацией (комендатурой) здания, в котором располагаются офисные помещения; -правила и нормы охраны труда; -правила техники безопасности, противопожарной защиты и производственной санитарии. 2.

Должностная инструкцияадминистратора

Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. 16. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).

III. Права Администратор офиса имеет право: 1. Самостоятельно и под свою ответственность распоряжаться денежными средствами, выделенными для обеспечения офиса необходимыми товарно-материальными ценностями. 2. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложения по улучшению работы офиса и предприятия в целом.

Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей. 4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

5.
Утверждаю ………………………………………… …………………………………………….(наименование организации) …………………………………………….(должность) …………….………………………………(ф.и.о.) «…..» …………………. 20….. г. м.п. ……………………………………………………………………………..(наименование, предприятия, организации) 1. Общие положения 1.1. Администратор принимается на работу и увольняется с нее приказом директора предприятия.
1.2.

Внимание

На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее ……………. лет. 1.3. Администратор подчиняется непосредственно ………………………………………………………………………………………………………(директору предприятия / руководителю структурного подразделения / иному должностному лицу) 1.4.

Должностная инструкция администратора торгового зала

Обеспечивает надлежащее содержание и эксплуатацию помещений офиса в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты. 9. Организует заказ авиа- и железнодорожных билетов для сотрудников офиса, диспетчеризацию автотранспорта.

10. Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками. 11. Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.). 12. Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей. 13. Ведет учет посетителей. 14. Принимает меры к предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций. 15.

Должностные инструкции

Администратор должен знать: — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся работы предприятия;- структуру управления предприятием, права и обязанности работников, режим их работы;- правила и методы организации процесса обслуживания посетителей;- виды оказываемых предприятием услуг;- основы маркетинга и организации рекламы;- принципы планировки и оформления помещений, витрин;- основы эстетики, этики и социальной психологии;- основы экономики, организации труда и управления;- законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;- правила внутреннего трудового распорядка;- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; 1.5.
Вы можете скачать должностную инструкцию администратора офиса бесплатно. Должностные обязанности администратора офиса Утверждаю (Фамилия, инициалы) (наименование организации, ее организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное утверждать должностную инструкцию) 00.00.201_г. м.п. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ АДМИНИСТРАТОРА ОФИСА (наименование учреждения) 00.00.201_г. №00 1. Общие положения 1.1.Настоящая должностная инструкция устанавливает ответственность, права и должностные обязанности администратора офиса (далее – «предприятие»).
Название учреждения 1.2.На должность администратора офиса принимается лицо с профессиональным образованием (высшим; средним), опытом хозяйственной и административной работы не менее (1 года; 2 лет; 3 лет; пр.). 1.3.Администратор офиса назначается на должность и освобождается от нее по приказу руководителя организации.

Должностная инструкция администратора офиса

Инфо

Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. 4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия. 6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.
7.

Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории. 8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации. 10.
Ответственность Администратор несет ответственность: — за последствия принятых им решений, выходящих за пределы его полномочий, установленных действующим законодательством РФ, уставом предприятия, иными нормативными правовыми актами;- за неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;- за совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ;- за причинение материального ущерба и ущерба деловой репутации предприятия — в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ. 5. Условия работы 5.1.
В пределах своей компетенции сообщать своему непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению. 4. Запрашивать лично или по поручению руководства организации от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей. 5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — то с разрешения руководителя предприятия). 6. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей. IV. Ответственность Администратор несет ответственность: 1.
В числе обязанностей офис-менеджера может быть и работа с коммунальными службами, с представителями обслуживающих оргтехнику организаций. Основное и существенное различие между офис-менеджером и администратором офиса заключается в руководящих полномочиях - администратор, как правило, не управляет офисными работниками, а всего лишь является одним из них и выполняет свою работу во взаимодействии с персоналом офиса. Офис-менеджер и администратор офиса должны обладать такими личностными качествами, как коммуникабельность, энергичность, умение четко и ясно выражать свои мысли, уверенность, умение убеждать, способность к самоорганизации (для администратора) и умение управлять коллективом (для менеджера), знание иностранного языка, пр. I. Общие положения 1. Администратор офиса относится к категории специалистов. 2.

Администратор административно торгового здания должностная иинструкция

Администратор должен знать: § постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы Общества; § структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы § правила и методы организации обслуживания посетителей; § виды оказываемых услуг;§ основы экономики, организации труда и управления; § основы маркетинга и организации рекламы; § планировку и порядок оформления помещений; § основы эстетики и социальной психологии; § законодательство о труде;§ правила и нормы охраны труда. 1.6. В своей деятельности Администратор руководствуется: — Уставом Общества; — Приказами, распоряжениями руководства Общества; — правила внутреннего трудового распорядка Общества; — Настоящей должностной инструкцией.